議事録のメモが追いつかない原因と、テンプレート、録音、文字起こし、AI要約を使って作成負担を減らす方法を整理した旧記事です。現在のAI議事録ツール比較へ案内します。
この記事は2023年時点の議事録メモ作成ノウハウを整理した旧記事です。現在の会議録画、文字起こし、AI要約、アクションアイテム抽出まで含めたツール比較は、議事録の自動作成ツール比較 をご覧ください。
議事録を作成するときに、専門用語がわからず聞き逃してしまったり、会話のスピードにメモが追いつかなかったりして苦戦していませんか？このような悩みは、会議前の準備、テンプレート、録音、文字起こし、AI要約を組み合わせることで軽減できます。
この記事では、「議事録のメモが追いつかない」「議事録を早く作成したい」と感じる方向けに、初稿時点で整理した基本的な対処法をまとめます。
はじめに：議事録とは
議事録を早く作成するためには、議事録に関する理解が欠かせません。議事録の目的や記載する項目を押さえておくと、会議上で必要な発言と不要な発言が区別できるようになります。その結果、議事録を早く作成できるようになるのです。そのため、まずは議事録とは何かを理解しておきましょう。
議事録の目的
議事録の目的は6つあります。
- 会議や打ち合わせの決定事項を共有する
- 決定事項を振り返る備忘録を残す
- 決定事項に関する責任の所在を明らかにする
- 業務の優先順位を決める
- 会議や打ち合わせに不参加の人に情報を共有する
- 次の会議を円滑に行うために記録する
議事録に記載すべき項目
議事録の目的を果たすために、下記の項目を記載します。
- 会議名
- 日時
- 場所
- 参加者
- 議題
- 決定事項に至るまでの意見
- 決定事項
- 行動計画
- 次回の会議予定
決定に至るまでの意見は内容だけでなく、誰が発言したのか「話者」も記載しておき、責任の所在が分かるようにしておきましょう。
議事録を作成するポイント
議事録を作成する際に意識したいことは「提出スピード」です。
会議や打ち合わせを終えた後は、できるだけ早く議事録を提出することを目指しましょう。時間が経過すると、発言の文脈や決定理由を思い出しにくくなるためです。意見を述べた、述べていないという認識違いを防ぐためにも、会議の内容を確認しやすいうちに議事録をまとめましょう。
また、不参加者への情報共有が遅れてしまうと業務に支障を及ぼす恐れがあります。そのため、読みやすい議事録を速やかに作成することが大切です。
議事録のメモが追いつかなくなる原因
議事録者を任されたとき、メモが追いつかないなど想像以上に上手く作成できません。なぜ、議事録のメモの段階で躓いてしまうのでしょうか？ここでは、メモが追い付かなくなる原因をご紹介します。
書くスピードが遅くて聞き逃してしまう
会議や打ち合わせの内容を一語一句、間違えないように丁寧にメモすると、会話のスピードに追いつかなくなり聞き逃してしまいます。
とくに、社外の人が参加している会議や打ち合わせの内容は、抜け漏れないように全てをメモしなければいけないと思いがちです。このように、真面目に物事を考えがちな人は議事録のメモが追いつかなくなります。
聞き慣れない言葉や略称で躓く
会議や打ち合わせでは、聞きなれない言葉や略称が出てくることがあります。会議や打ち合わせ前に配布された資料に目を通して事前準備をしても、理解できない専門用語が出てくることもあります。
例えば、会社の方針に関する略語「ES」「CS」「CSR」などの専門用語が出てきて意味が分からなければ、メモを取る際に苦戦してしまいます。
また、新しいビジネス用語も会議や打ち合わせで聞く機会があるでしょう。このような聞き慣れない言葉で躓いてしまい、メモが追いつかなくなってしまうのです。
長時間の会議の議事録に疲れる
会議が長時間に及ぶ場合は、議事録者の集中力が低下してしまいます。例えば、話し合う必要がない連絡事項を繰り返して時間だけが過ぎる会議もあります。
また、議題の決定事項が定まらず長引くこともあるでしょう。このような長時間の会議だと、議事録者の集中力が途切れてしまいかねません。会議が長くなるほど発言量も増えるため、メモだけで正確に追い続ける負担は大きくなります。
従来の対処法
議事録のメモが追いつかなくなる原因をご紹介しましたが、さまざまな場所で対処法が紹介されています。ここでは、どのような対処法なのかをご紹介します。
事前に会議内容を確認する
専門用語や略語に躓かずに会議の内容をまとめられるように、事前に会議内容を把握することは大切です。「目的」「議題」「決定したい事項」「参加者」を把握しておき、会議に参加すれば、必要な発言と不要な発言の取捨選択もしやすくなるでしょう。要点を押さえておけば、落ち着いてメモを取れるようになります。
しかし、議事録者は他の業務を抱えていることが大半です。会議の都度、事前準備しなければいけないと業務に追われてしまいます。
略語や記号を使用する
議事録作成を会話のスピードに合わせるために、略語や記号を使用してメモする方法もあります。例えば、顧客満足度調査をNPSと略語で書いたり、発言者は頭文字だけを書いたりなど工夫すれば、メモを取る速度を上げられるでしょう。
しかし、長時間の会議などで略語や記号を使用した結果、「何て書いてあるか分からない」というトラブルを招いてしまう恐れがあります。
録音ツールを利用する
議事録のメモが追いつかない対策として、録音ツールを利用する方法も紹介されています。しかし、録音ツールの選び方を間違えてしまうと、逆に非効率になってしまうかもしれません。
例えば、再度聞きたい会話の箇所を瞬時に選べなかったり、誰が発言した内容か分からなかったりするものだと議事録に活かせません。そのため、録音ツールは利便性の良いものを選ぶようにしましょう。
AI活用による新しい対処法
一般的な対処法だけでなく、AI文字起こしやAI要約を使うと、議事録メモの作成負担をさらに減らせます。ここでは、ツールを使う場合の基本的な流れを紹介します。
議事録テンプレートを用意する
最初に議事録テンプレートを用意します。
議事録のテンプレートに沿って、「目的」「議題」「参加者」「決定したいこと」をまとめておきましょう。
テンプレートを活用することで会議の流れが把握できます。それだけでなく、議事録テンプレートを埋めておくことで、残りの箇所を会議後に埋めるだけで済むようになります。
議事録メモを自動で取得する
会議や打ち合わせの議事録メモは、音声解析技術で文字起こしして自動で取得できます。会議内容を文字起こしする場合は、話者識別、タイムスタンプ、録音再生、AI要約、検索、共有に対応しているかを確認しましょう。
万が一、誤字脱字など読み取れない場合でも、その部分の音声を聞き直せるものだと安心できます。このような方法で議事録者の負担も減らすことが大切です。
議事録テンプレートに内容を挿入する
議事録メモを自動取得したら、議題に対する決定事項、決定事項が決まるまでの賛成意見、反対意見などをテンプレートに挿入していきます。会話をそのまま貼り付けるのではなく、要点、決定事項、担当者、期限が伝わるように編集すると読みやすくなります。
現在のAI議事録ツールを選ぶときの確認項目
初稿時点では、VoicePingの機能を例に議事録メモの自動化を紹介していました。ただし、文字起こし精度、対応会議ツール、AI要約、翻訳、連携機能、対応言語は変わる可能性があるため、この旧記事内では古い機能一覧を残さず、現在の比較記事に集約します。
現在のAI議事録ツールを比較する場合は、次の点を確認しましょう。
- Zoom、Google Meet、Teamsなど普段使うWeb会議で録画・文字起こしできるか
- 話者、時刻、発言内容をあとから確認できるか
- AI要約、トピック整理、アクションアイテム抽出に対応しているか
- 録音・録画の保存、検索、共有、エクスポートがしやすいか
- 専門用語や固有名詞の誤変換を減らせるか
- 多言語会議で翻訳や言語ごとの議事録作成が必要か
- 社外参加者を含む会議で、同意取得や情報管理の運用に合うか
会議録画、文字起こし、AI要約、議事録共有まで含めた選定は、議事録の自動作成ツール比較 をご覧ください。常駐型のオンラインオフィスやチーム内の短い相談も含めて検討する場合は、バーチャルオフィスツール比較 2026年版 やVoicePingのバーチャルオフィス製品ページ も参考になります。
まとめ
議事録のメモが追いつかなくなる理由は、書くスピードが遅くて聞き逃しが出たり、聞き慣れない言葉や略称で躓いたりするためです。
議事録作成に苦手意識を持っている人もいるかと思いますが、テンプレート、録音、文字起こし、AI要約を組み合わせれば、会議後の整理にかかる負担を減らせます。録音アプリ単体で選ぶのではなく、会議内容の確認、議事録共有、検索、セキュリティまで含めて検討しましょう。
